この記事を読むとこんなことがわかります
- 無料ツールを活用した資料の自動作成の方法
- 自動作成できる資料とできない資料の種類
こんな方に読んでほしい
- 福祉業の現場で、行政から定期的に報告書の提出を求められている方
- 福祉業の経営者で業務報告書の作成に時間がかかっている方
- 無料ツールを活用した効率化事例を身に付けたい方
よくある課題
- 手動での集計作業の時間と手間 作業員の成果を集計するために、従業員が生産数などを紙に記入し、その後それらを上長や事務員が手動で計算してExcelに集計されているケースをよく見受けます。しかしこのプロセスは手間がかかり、エラーが発生しやすく、時間のかかる作業であるため、業務効率化に対する障害となります。
- 人的ミスによるエラー 事務員がExcelに手動で生産成果を集計する際には、誤った数値を入力する可能性や、データベース自体を壊してしまうおそれがあるため、集計結果にエラーが発生する可能性があります。また、手書きの時点で文字が読みにくかったり、作業自体が面倒なのでネガティブな業務となり、これも様々な人的ミスを誘発する要因になります。
- ミスやによる法律違反や行政指導の可能性 作成時の人的ミスにより、報告書のデータに誤りが生じ、行政から指導を受ける恐れがあります。それにより追加の報告資料の作成や追加の指導を受け、業務だけでなく新たな制約が生じたり、信用低下につながる可能性も考えられます。
- 既存のシステムでは対応できない特殊な様式のため、自動化が困難 行政には指定の様式が存在しているため、基本的には既存のシステムでは対応できず手書きでの提出になっているケースも多くあります。また、一度は様式に合わせたものを作成しても、行政による様式の変更に柔軟に対応できない場合もあります。
解決方法
※注意！
様式のとおりに作成できたとしても、行政によっては容認してもらえない場合も考えられます。
各行政により対応は様々です。事前に行政の担当者に確認してから取り組んでください。
1. データベース（スプレッドシート）の構築 行政提出用に必要な情報を含むデータベースを作成
2. 自作アプリ（Appsheet）の作成
これにより、日報をスマホでも入力できます。下記の方法でスプレッドシートからAppsheetでアプリを作成します
3. アプリの形になるように整えます 入力するための形ができればOK！
4. 様式を再現し、自動作成できるようスプレッドシートを構築
日々のデータベースから自動で作成されるよう関数を作成
（応用）日報のデータベースから勤怠管理、給与計算、定例ミーティング資料の自動化も可能。 下記の「その他効率化事例」参照。
デジタル化イメージ
パソコン触らずスマホで日報入力。入力ミスやデータエラーを削減
報告書の自動作成により毎月のネガティブな事務作業の時間を削減
ノーコードツールによる自作のため様式の微修正にも即時対応可能
その他、医療・福祉業での効率化事例
デジタルヒーローへのご相談の流れ
↓各項目クリックで詳細確認できます
下記のページより課題や悩みを教えてください。 最大5営業日以内にご返答させて頂きます。 日程調整して簡易面談に進みます。
1時間のZoom面談でご相談をお伺いします。 基本的にその場での解決を目指します。 難しければ1時間で状況把握に力を入れます。 そして解決の方向を一緒に考えさせて頂きます。 解決にデジタルヒーローの力が必要であれば、 更なる調査のスケジュールを調整します。
現場にて1ヶ月かけて状況調査します。 (＊この調査から費用が発生します。) 帳票や顧客情報Excelの構造を全て把握し、 業務フローと管理状況を見える化します。 約3回の追加の面談をさせて頂き、 効率化を実行するための情報を網羅します。 最後の週には「診断書」として、 業務環境をどのように最適化できるか をまとめた資料を納品致します。 その内容での改革をお願いして頂ける際には、 次のデジタル化の支援に進みます。
毎週１時間ミーティングを行います。 協力して構築しデジタル化を進めていきます。 その際、デジタル化の担当者を決定頂き、 その方と手を動かしながら作業を進めます。
支援進捗例 ）
1ヶ月目~：データ集計と、集計方法の決定
3ヶ月目~：アプリなどの構築と試験運用
5ヶ月目~：試験運用と修正支援
ミーティングを継続することができます。 お客様の最新の状況を知っておくことで、 更なる効率化方法をすぐに導入したり、 今の状況に寄り添った課題解決が可能です。 こちらに関しては終了前にご意向をお伺いし、 必要あれば継続という形で運用しております。