この記事を読むとこんなことがわかります
- 無料ツールを活用した従業員の稼働時間の集計方法
- 無料ツールを活用した、稼働時間から自動で報酬計算をする方法
こんな方に読んでほしい
- 福祉業の現場で毎月の勤怠管理や給与計算の事務が大変な方
- 福祉業の経営者で勤怠管理や給与計算に時間がかかっている方
- 無料ツールを活用した効率化事例を身に付けたい方
よくある課題
- 手作業による給与計算にかかる時間や手間が多く、効率的な業務ができていない。
- 計算ミスや漏れが発生しやすく、従業員や法律に違反する可能性がある。
- 人事部門の業務負担が大きく、人的ミスが発生しやすい。
- 既存のシステムでは対応できない特殊な計算方法のため、自動化が困難
解決方法
活用するサービス
・Google : AppSheet
・Google : スプレッドシート
今回は、アプリによる日報入力（出退勤及び業務内容の入力）を行い、そのデータを用いて自動計算を行います
1. データベース（スプレッドシート）の構築
アプリ化及び自動計算に必要な項目を逆算して最適なデータベースを作成します
2. 自作アプリ（Appsheet）の作成
これにより、日報をスマホでも入力できます。下記の方法でスプレッドシートからAppsheetでアプリを作成します
3. アプリの形になるように整えます
入力するための形ができればOK！ここは作り込み次第でいろいろな表現にできますが今回はしません
4. 自動計算（スプレッドシート）を構築
データベースの値から計算されるよう関数を作成
（応用）出勤簿や給与明細書の自動化を構築
社員情報、勤怠情報があればこれらも自動化できます！
デジタル化イメージ
パソコン触らずスマホで日報入力。入力ミスやデータエラーを削減
自動計算によりミス０へ、毎月の事務作業の時間を削減
その他、医療・福祉業での効率化事例
デジタルヒーローへのご相談の流れ
↓各項目クリックで詳細確認できます
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下記のページより課題や悩みを教えてください。 最大5営業日以内にご返答させて頂きます。 日程調整して簡易面談に進みます。
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1時間のZoom面談でご相談をお伺いします。 基本的にその場での解決を目指します。 難しければ1時間で状況把握に力を入れます。 そして解決の方向を一緒に考えさせて頂きます。 解決にデジタルヒーローの力が必要であれば、 更なる調査のスケジュールを調整します。
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現場にて1ヶ月かけて状況調査します。 (＊この調査から費用が発生します。) 帳票や顧客情報Excelの構造を全て把握し、 業務フローと管理状況を見える化します。 約3回の追加の面談をさせて頂き、 効率化を実行するための情報を網羅します。 最後の週には「診断書」として、 業務環境をどのように最適化できるか をまとめた資料を納品致します。 その内容での改革をお願いして頂ける際には、 次のデジタル化の支援に進みます。
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毎週１時間ミーティングを行います。 協力して構築しデジタル化を進めていきます。 その際、デジタル化の担当者を決定頂き、 その方と手を動かしながら作業を進めます。
支援進捗例 ）
1ヶ月目~：データ集計と、集計方法の決定
3ヶ月目~：アプリなどの構築と試験運用
5ヶ月目~：試験運用と修正支援
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ミーティングを継続することができます。 お客様の最新の状況を知っておくことで、 更なる効率化方法をすぐに導入したり、 今の状況に寄り添った課題解決が可能です。 こちらに関しては終了前にご意向をお伺いし、 必要あれば継続という形で運用しております。