この記事を読むとこんなことがわかります
- 無料ツールを活用した日報システムの作成方法
- 日報から作成する月次ミーティング資料作成自動化
こんな方に読んでほしい
- 医療・福祉業の現場の主任以上で従業員の生産性向上を目指す方
- 医療・福祉業経営者で事業所毎の生産性を向上したい、可視化したい方
- 無料ツールを活用した効率化事例を身に付けたい方
よくある課題
- 手動での集計作業の時間と手間 作業員の成果を集計するために、従業員が生産数などを紙に記入し、その後それらを上長や事務員が手動で計算してExcelに集計されているケースをよく見受けます。しかしこのプロセスは手間がかかり、エラーが発生しやすく、時間のかかる作業であるため、業務効率化に対する障害となります。
- 人的ミスによるエラー 事務員がExcelに手動で生産成果を集計する際には、誤った数値を入力する可能性や、データベース自体を壊してしまうおそれがあるため、集計結果にエラーが発生する可能性があります。また、手書きの時点で文字が読みにくかったり、作業自体が面倒なのでネガティブな業務となり、これも様々な人的ミスを誘発する要因になります。
- 生産成果集計に関する情報の可視化の難しさ 従業員の生産成果を手動で集計する場合、作業員や管理者が成果に関する情報を視覚的に把握することは困難です。そのため、作業員の生産性や稼働時間の最適化に関する課題に対処することが困難になることがあります。せっかく集計したExcelのデータは、可視化して日々の生産性向上に使えないともったいないですね。
解決方法
活用するサービス
・Google : AppSheet
・Google : スプレッドシート
1. データベース（スプレッドシート）の構築
アプリ化及び自動計算に必要な項目を逆算して最適なデータベースを作成します
2. 自作アプリ（Appsheet）の作成
これにより、日報をスマホでも入力できます。下記の方法でスプレッドシートからAppsheetでアプリを作成します
3. アプリの形になるように整えます
入力するための形ができればOK！ここは作り込み次第でいろいろな表現にできますが今回はしません
4. ミーティング用資料の自動集計（スプレッドシート）を構築
データベースの値から月別や担当別で集計されるよう関数を作成
（応用）出勤簿や給与明細書の自動化を構築
社員情報、勤怠情報があればこれらも自動化できます！
デジタル化イメージ
パソコン触らずスマホで日報入力。入力忘れやデータエラーを削減
自動集計によりミス０へ、毎月の億劫な集計作業の時間を削減
その他、医療・福祉業での効率化事例
デジタルヒーローへのご相談の流れ
↓各項目クリックで詳細確認できます
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下記のページより課題や悩みを教えてください。 最大5営業日以内にご返答させて頂きます。 日程調整して簡易面談に進みます。
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1時間のZoom面談でご相談をお伺いします。 基本的にその場での解決を目指します。 難しければ1時間で状況把握に力を入れます。 そして解決の方向を一緒に考えさせて頂きます。 解決にデジタルヒーローの力が必要であれば、 更なる調査のスケジュールを調整します。
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現場にて1ヶ月かけて状況調査します。 (＊この調査から費用が発生します。) 帳票や顧客情報Excelの構造を全て把握し、 業務フローと管理状況を見える化します。 約3回の追加の面談をさせて頂き、 効率化を実行するための情報を網羅します。 最後の週には「診断書」として、 業務環境をどのように最適化できるか をまとめた資料を納品致します。 その内容での改革をお願いして頂ける際には、 次のデジタル化の支援に進みます。
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毎週１時間ミーティングを行います。 協力して構築しデジタル化を進めていきます。 その際、デジタル化の担当者を決定頂き、 その方と手を動かしながら作業を進めます。
支援進捗例 ）
1ヶ月目~：データ集計と、集計方法の決定
3ヶ月目~：アプリなどの構築と試験運用
5ヶ月目~：試験運用と修正支援
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ミーティングを継続することができます。 お客様の最新の状況を知っておくことで、 更なる効率化方法をすぐに導入したり、 今の状況に寄り添った課題解決が可能です。 こちらに関しては終了前にご意向をお伺いし、 必要あれば継続という形で運用しております。