この記事を読むとこんなことがわかります
- 無料ツールを活用したマニュアル等の資料の一元管理の方法
- 無料ツールを活用した自社のポータルサイトの作成方法
こんな方に読んでほしい
- 福祉業の現場で、紙のマニュアルや資料を毎回探すのが面倒な方
- 福祉業の経営者で、紙ベースでの資料の保管場所に限界がきて困っている方
- 無料ツールを活用した効率化事例を身に付けたい方
よくある課題
- 保管場所の問題 紙ベースの資料は物理的な保管スペースを必要とするため、保管場所に制限が生じる可能性があります。また、保管場所が適切でない場合、資料の劣化や紛失、盗難などのリスクが生じる可能性があります。
- 探す作業の時間と手間 紙ベースの資料はすぐに取り出すことができないため、業務の効率が低下する可能性があります。また、時間が経過すると劣化するため、定期的な保全作業が必要となります。
- バックアップとセキュリティ 紙ベースの資料は紛失や破損、盗難などにより失われるリスクがあります。また、悪意のある第三者による不正アクセスや情報漏洩のリスクもあります。
- 共有の難しさ 紙ベースの資料は一度に一人しか閲覧できないため、共有が難しい場合があります。特に、複数のスタッフが同時に必要な情報を参照する必要がある場合、情報共有が困難になります。
解決方法
活用するサービス
・Notion
1. 現在使用しているマニュアルや資料の洗い出し、業務別や使用頻度別に整理するを実施 これを機に不要な資料は削除しましょう。整理することで必要な資料へのアクセス速度が向上します
2. Notionで自社ポータルサイトを構築し、マニュアルや資料を入れていく
3. 全スタッフへURLを共有 ゲストとして招待し、閲覧権限を持たせる（無料プランはゲスト10人まで）
（参考）その他の資料の保管、数値の見える化情報の表示などの機能を追加できます
社内ポータルサイトに定例ミーティングや提出資料の格納スペースであったり、数値の見える化されたグラフの埋め込みも可能（下記参考）
デジタル化イメージ
複数のスタッフが同時に資料を参照でき、業務の効率が向上
情報の一元管理がによって、物理的な保管スペースが不要
バックアップやセキュリティも容易に行うことが可能に
その他、医療・福祉業での効率化事例
デジタルヒーローへのご相談の流れ
↓各項目クリックで詳細確認できます
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下記のページより課題や悩みを教えてください。 最大5営業日以内にご返答させて頂きます。 日程調整して簡易面談に進みます。
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1時間のZoom面談でご相談をお伺いします。 基本的にその場での解決を目指します。 難しければ1時間で状況把握に力を入れます。 そして解決の方向を一緒に考えさせて頂きます。 解決にデジタルヒーローの力が必要であれば、 更なる調査のスケジュールを調整します。
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現場にて1ヶ月かけて状況調査します。 (＊この調査から費用が発生します。) 帳票や顧客情報Excelの構造を全て把握し、 業務フローと管理状況を見える化します。 約3回の追加の面談をさせて頂き、 効率化を実行するための情報を網羅します。 最後の週には「診断書」として、 業務環境をどのように最適化できるか をまとめた資料を納品致します。 その内容での改革をお願いして頂ける際には、 次のデジタル化の支援に進みます。
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毎週１時間ミーティングを行います。 協力して構築しデジタル化を進めていきます。 その際、デジタル化の担当者を決定頂き、 その方と手を動かしながら作業を進めます。
支援進捗例 ）
1ヶ月目~：データ集計と、集計方法の決定
3ヶ月目~：アプリなどの構築と試験運用
5ヶ月目~：試験運用と修正支援
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ミーティングを継続することができます。 お客様の最新の状況を知っておくことで、 更なる効率化方法をすぐに導入したり、 今の状況に寄り添った課題解決が可能です。 こちらに関しては終了前にご意向をお伺いし、 必要あれば継続という形で運用しております。