【事例】効率化レシピ
よくある課題と参考になるページ
【 勤怠管理/給与計算 】手書き日報を経営に活かせない問題
- 手作業による給与計算にかかる時間や手間が多く、効率的な業務ができていない。
- 計算ミスや漏れが発生しやすく、従業員や法律に違反する可能性がある。
- 人事部門の業務負担が大きく、人的ミスが発生しやすい。
- 既存のシステムでは対応できない特殊な計算方法のため、自動化が困難
参考になるページ
勤怠管理/給与計算の自動化
【 定期集計業務 】管理層の残業削減の課題
- 手動での集計作業の時間と手間 作業員の成果を集計するために、従業員が生産数などを紙に記入し、その後それらを上長や事務員が手動で計算してExcelに集計されているケースをよく見受けます。しかしこのプロセスは手間がかかり、エラーが発生しやすく、時間のかかる作業であるため、業務効率化に対する障害となります。
- 人的ミスによるエラー 事務員がExcelに手動で生産成果を集計する際には、誤った数値を入力する可能性や、データベース自体を壊してしまうおそれがあるため、集計結果にエラーが発生する可能性があります。また、手書きの時点で文字が読みにくかったり、作業自体が面倒なのでネガティブな業務となり、これも様々な人的ミスを誘発する要因になります。
- 生産成果集計に関する情報の可視化の難しさ 従業員の生産成果を手動で集計する場合、作業員や管理者が成果に関する情報を視覚的に把握することは困難です。そのため、作業員の生産性や稼働時間の最適化に関する課題に対処することが困難になることがあります。せっかく集計したExcelのデータは、可視化して日々の生産性向上に使えないともったいないですね。
参考になるページ
定例ミーティング用の自動集計（日報のデジタル化）
【 社員教育 】教育にかかる時間とコストの削減
- 保管場所の問題 紙ベースの資料は物理的な保管スペースを必要とするため、保管場所に制限が生じる可能性があります。また、保管場所が適切でない場合、資料の劣化や紛失、盗難などのリスクが生じる可能性があります。
- 探す作業の時間と手間 紙ベースの資料はすぐに取り出すことができないため、業務の効率が低下する可能性があります。また、時間が経過すると劣化するため、定期的な保全作業が必要となります。
- バックアップとセキュリティ 紙ベースの資料は紛失や破損、盗難などにより失われるリスクがあります。また、悪意のある第三者による不正アクセスや情報漏洩のリスクもあります。
- 共有の難しさ 紙ベースの資料は一度に一人しか閲覧できないため、共有が難しい場合があります。特に、複数のスタッフが同時に必要な情報を参照する必要がある場合、情報共有が困難になります。
参考になるページ
【 スケジュール 】業務配置の最適化に関する課題
- 予定の急な変更や追加に対応することが困難 急な変更や追加があった場合、スタッフや患者・利用者に正確かつ迅速に伝えることが難しいため、スケジュールの混乱やミスが生じる可能性があります。
- スタッフの業務スケジュールの把握が難しい 業務スケジュールが把握しづらいため、タスクの配分やスタッフの配置が適切に行えない場合があります。
- スケジュールの衝突や重複が発生する 複数のスタッフが同時に同じ患者や利用者に対応することになったり、スタッフの業務スケジュールが重複してしまったりすることがあります。
参考になるページ
【 資料作成 】行政向け提出書類の作成時間削減
- 手動での集計作業の時間と手間 作業員の成果を集計するために、従業員が生産数などを紙に記入し、その後それらを上長や事務員が手動で計算してExcelに集計されているケースをよく見受けます。しかしこのプロセスは手間がかかり、エラーが発生しやすく、時間のかかる作業であるため、業務効率化に対する障害となります。
- 人的ミスによるエラー 事務員がExcelに手動で生産成果を集計する際には、誤った数値を入力する可能性や、データベース自体を壊してしまうおそれがあるため、集計結果にエラーが発生する可能性があります。また、手書きの時点で文字が読みにくかったり、作業自体が面倒なのでネガティブな業務となり、これも様々な人的ミスを誘発する要因になります。
- ミスやによる法律違反や行政指導の可能性 作成時の人的ミスにより、報告書のデータに誤りが生じ、行政から指導を受ける恐れがあります。それにより追加の報告資料の作成や追加の指導を受け、業務だけでなく新たな制約が生じたり、信用低下につながる可能性も考えられます。
- 既存のシステムでは対応できない特殊な様式のため、自動化が困難 行政には指定の様式が存在しているため、基本的には既存のシステムでは対応できず手書きでの提出になっているケースも多くあります。また、一度は様式に合わせたものを作成しても、行政による様式の変更に柔軟に対応できない場合もあります。
参考になるページ
行政向け提出書類の作成自動化
