この記事を読むとこんなことがわかります
- 無料ツールを活用したマニュアル等の資料の一元管理の方法
- 無料ツールを活用した自社のポータルサイトの作成方法
こんな方に読んでほしい
- 卸売・小売業の現場で、紙のマニュアルや資料を毎回探すのが面倒な方
- 卸売・小売業の経営者で、紙ベースでの資料の保管場所に限界がきて困っている方
- 無料ツールを活用した効率化事例を身に付けたい方
よくある課題
- 保存場所の問題 店舗や営業所などが複数あり、それぞれでマニュアルが必要となるため、紙ベースの資料では保存場所の問題が生じることがあります。また、保管場所が適切でない場合、資料の劣化や紛失、盗難などのリスクが生じる可能性があります。
- マニュアルの内容のバラつき スタッフによってマニュアルの理解度や運用方法が異なるため、マニュアルの内容にバラつきが生じ、業務の品質や安全性に影響を与えることがあります。
- 更新・改訂の遅れや漏れ 業務内容や商品のラインナップなどが頻繁に変更されるため、マニュアルの更新・改訂が追いつかない、または漏れが発生することがあります。
- 共有の難しさ 紙ベースの資料は一度に一人しか閲覧できないため、共有が難しい場合があります。特に、複数のスタッフが同時に必要な情報を参照する必要がある場合、情報共有が困難になります。
解決方法
活用するサービス
・Notion
1. 現在使用しているマニュアルや資料の洗い出し、業務別や使用頻度別に整理するを実施 これを機に不要な資料は削除しましょう。整理することで必要な資料へのアクセス速度が向上します
2. Notionで自社ポータルサイトを構築し、マニュアルや資料を入れていく
3. 全スタッフへURLを共有 ゲストとして招待し、閲覧権限を持たせる（無料プランはゲスト10人まで）
（応用）その他の資料の保管、数値の見える化情報の表示など、機能が追加できる
社内ポータルサイトに定例ミーティングや提出資料の格納スペースであったり、数値の見える化されたグラフの埋め込みも可能（下記参考）
デジタル化イメージ
各スタッフのスマホから同時に資料を参照でき、業務の効率が向上
情報の一元管理がによって、物理的な保管スペースが不要
更新・改訂の遅れや漏れが無くなり、業務の品質や安全性が保たれる
その他、卸売・小売業での効率化事例
デジタルヒーローへのご相談の流れ
↓各項目クリックで詳細確認できます
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下記のページより課題や悩みを教えてください。 最大5営業日以内にご返答させて頂きます。 日程調整して簡易面談に進みます。
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1時間のZoom面談でご相談をお伺いします。 基本的にその場での解決を目指します。 難しければ1時間で状況把握に力を入れます。 そして解決の方向を一緒に考えさせて頂きます。 解決にデジタルヒーローの力が必要であれば、 更なる調査のスケジュールを調整します。
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現場にて1ヶ月かけて状況調査します。 (＊この調査から費用が発生します。) 帳票や顧客情報Excelの構造を全て把握し、 業務フローと管理状況を見える化します。 約3回の追加の面談をさせて頂き、 効率化を実行するための情報を網羅します。 最後の週には「診断書」として、 業務環境をどのように最適化できるか をまとめた資料を納品致します。 その内容での改革をお願いして頂ける際には、 次のデジタル化の支援に進みます。
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毎週１時間ミーティングを行います。 協力して構築しデジタル化を進めていきます。 その際、デジタル化の担当者を決定頂き、 その方と手を動かしながら作業を進めます。
支援進捗例 ）
1ヶ月目~：データ集計と、集計方法の決定
3ヶ月目~：アプリなどの構築と試験運用
5ヶ月目~：試験運用と修正支援
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ミーティングを継続することができます。 お客様の最新の状況を知っておくことで、 更なる効率化方法をすぐに導入したり、 今の状況に寄り添った課題解決が可能です。 こちらに関しては終了前にご意向をお伺いし、 必要あれば継続という形で運用しております。