失敗しないための「無料ツールで効率化」心構え。

僕たちは日々、無料ツールの効率化を勧めております。

ただ、この効率化にはお金を惜しむ代わりにもちろんデメリットが存在します。

このデメリットを理解して取り組まないと、期待値との差が生まれて取り組みに力が入らなくなってしまいます。

活用のスタンスがズレてると、なかなか思うような成果を上げることができなくなるのです。

どうやって間違いなく皆さんに伝えていけばいいのか、これを考えるためにも日記に残しておこうかとおもいます。

大前提、なぜ無料ツールを使うのかというと

有料のツール(月額数万円)やプログラミングを書いてアプリを作成することよりも、Google系アプリを活用してスピーディーに環境を整えられる時があるから、です。

スピードと安価、このメリットがあるので、デメリットももちろんあります。

無料ツールなのでできないこともあるし、原因不明のエラーなんかが起きたりします。

例えばgmailは、データが謎になくなっても無料ユーザーは文句言えません。帰ってこないこともあります。一方、有料ユーザーは優先的にデータを戻してもらえます。なので、ビジネスで使うならGoogleworkspaceの有料ユーザーになることをお勧めしています。

無料ユーザーは何が起きても何にも言えないのです。

このようにメリットデメリットはつきものです。

じゃあ、デメリットあるから使わないのか？

そうでは無いと思います。

例えば、デジタルに強い人間が社内に居て、無料のアプリを組み合わせて勝手に現場を効率化してくれていたら嬉しいですよね。

日報や実績報告なんかを勝手に取りまとめて、報酬の計算まで自動でやってくれていたらありがたいはずです。

月末のピリピリした空気感に気を使うこともなくなります。

さらに、経営者にとって必要な情報をまとめてリアルタイムで見せてくれてたら嬉しいですよね。

売上、経費、利益の情報に加え、店舗やスタッフ別、時系列で営業成果を絞って確認できたら、最高です。

無料ツールを使うのは、デメリットを考慮してもそれを超えるメリットがあるからです。

それ単体では費用的にもリスクがなく、部署単位などの小さな組織からでも個別に効率化できるからです。

そして、入力した情報がそのままデータになる。資産になっていくので、始めるなら早く始めた方がいい。

だから、どんな規模でもどんなタイミングからでも始めたらいい。そういうものです。

そして、運用がうまくいったらその余剰利益でもっとオフィシャルな有料ツールを活用して、より高度な活用を進めればいい。

大前提のスタンスはこれで、

有料使うのもったいないから無料でやるけど、大本命は有料側にあって、それを導入するまでに努力で取り組むこと

なんですね。

無料ツールは完璧じゃないです。

「そこできないの？」なんてことはザラにあるし、急なエラーもあります。

でも、「エラーで止まる数日」があったとしても、「効率化された数ヶ月」があった方が良くないですか？

だから、下記のような期待値で取り組むものになります。

プログラミングを書くわけじゃないので、100点のアプリを作ったり完璧な自動化ができるわけではありません。

完璧な自動化ができなくても、今より少しでも楽できる、その上でデータとして蓄積していける。

これの多大な価値が圧倒的に大きいです。

正しい形でデータになっていけば、経営の資産になります。

完璧じゃないので、多少ユーザーの操作努力ありきの運用になります。でも、紙より、自動集計できないexcelより、いいはずです。

仕事してるだけで資産が増えていく。経営者が集計や取りまとめを頑張らなくても、社員がどんどん増やしてくれる。

これ以上にない環境です。

多少使いづらさがあったとしても、そのデータを元に経営して、給料をあげたり残業を減らしたらできるなら、社員としてはありがたいものです。

そして、より良い無料ツールはどんどん出てきます。

既存ツールの痒いところをフォローした新しいソフトの誕生や、アップデートは日々起きています。

無料ツールユーザーはこれらを日々勉強して、より良い環境を常に求め続けることが大事です。

この辺りの期待値を忘れないで取り組むことをお勧めしています。

100%を目指して作っていくと、

「これができないならダメだ」と、せっかく60点の運用ができる、「今よりいいもの」が、生まれないままに消え去ってしまいます。

100点を目指さない。

これをとにかく忘れないで、

その上で、

「絶対にこの機能が無いとダメだ」という必要不可欠な部分が実現できるかどうかは最初にポイントとして書き出してテストしておきましょう。

それができるツールで、その機能を持たせるところまでは作って、まず運用に乗せましょう。

100点を目指さない

非常に大事な考え方です。

んー、、

メモ的に書き殴って読み直しとかもしてないから、読みにくいかもしれんなぁ。

まぁいいか、日記だし

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